Home » Club administratie » Club administratie avg

Privacyverklaring - Passioned Divers Club vzw

 

Uitgebreide versie - v1.0 - 29/04/2018

 

Passioned Divers Club vzw, Kreupelstraat 60, 1980 Eppegem, (http://passioneddivers.be/club), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze Privacyverklaring.

 

De verantwoordelijke inzake gegevensbescherming van Passioned Divers Club vzw is Mark Vandereyd. Hij is te bereiken via secretariaat.club@passioneddivers.be

 

Bij Passioned Divers Club vzw vinden we het belangrijk om op een veilige en confidentiële wijze om te springen met de persoonsgegevens die door onze leden worden verstrekt bij het aansluiten als lid bij onze vereniging.
Deze Privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, op welke basis wij dat doen en waarom we deze verwerken.
We willen je ook informeren over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen evenals de rechten die je hebt inzake deze persoonsgegevens.

 

1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:  
alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon Indien deze Privacyverklaring naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

 

2. Waarom worden er persoonsgegevens verwerkt?

We verzamelen jouw persoonsgegevens omdat je lid wil worden, reeds lid bent of lid bent geweest van onze vereniging of omdat je wil deelnemen aan een activiteit die wij organiseren (duik initiatie, duikactiviteit, andere activiteit, …).

Je persoonsgegevens worden verzameld voor het interne beheer en om te voldoen aan alle  wettelijke vereisten zoals de regelgeving voor vzw’s, de bepalingen in onze statuten en in functie van de veiligheidsvoorzieningen bij het organiseren van (duik)activiteiten.

We gebruiken je persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.

 

3. Met wie delen we deze informatie?

Het doorgeven van jouw persoonsgegevens aan derden gebeurt uitsluitend in functie van de noodzaak voor onze activiteiten zoals een aanvraag voor een vergunning (vb vergunning voor de Put van Ekeren bij Avos, de aanvraag van een brevet, ...) of wanneer we een activiteit organiseren waarbij beroep wordt gedaan op een derde partij (vb een reisbureau voor een duikreis, ...) en waar je als lid uitdrukkelijk voor inschrijft en weet welke, louter hoogst noodzakelijke, gegevens er gedeeld zullen worden in functie van die aanvraag of activiteit.

 

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel?

We maken een onderscheid tussen niet duikende leden en duikende leden waarbij er voor duikende leden bijkomende informatie wordt verwerkt die noodzakelijk is voor de duikactiviteiten. Indien een kandidaat lid jonger is dan 16 jaar is de toelating van ouder(s) of voogd vereist voor zowel het lidmaatschap als de verwerking van de persoonsgegevens.

 

Basis gegevens - alle leden:

Welk gegeven

Type

Waar verkregen

Waarom bewaard

ID

Verplicht

Automatisch ingevuld in de database

Deel van de identificatie van een lid

Naam

Verplicht

Invulformulier door lid ingevuld

Deel van de identificatie van een lid / Briefwisseling / Mailing / Deelnemerslijst activiteiten

Voornaam

Verplicht

Invulformulier door lid ingevuld

Deel van de identificatie van een lid / Briefwisseling / Mailing / Deelnemerslijst activiteiten

Straat

Verplicht

Invulformulier door lid ingevuld

Deel van de identificatie van een lid / Briefwisseling

Huisnummer

Verplicht

Invulformulier door lid ingevuld

Deel van de identificatie van een lid / Briefwisseling

Postcode

Verplicht

Invulformulier door lid ingevuld

Deel van de identificatie van een lid / Briefwisseling

Woonplaats

Verplicht

Invulformulier door lid ingevuld

Deel van de identificatie van een lid / Briefwisseling

Telefoonnummer vast

Optioneel (of)

Invulformulier door lid ingevuld

Telefonisch contacteren

GSM nummer

Optioneel (of)

Invulformulier door lid ingevuld

Telefonisch contacteren / Last minute wijzigingen aan activiteit

Emailadres

Verplicht of Null

Invulformulier door lid ingevuld

Mailing

Emailadres 2

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

Mailing

Geboortedatum

Verplicht

Invulformulier door lid ingevuld

Bepaling leeftijd ifv Type Lidmaatschap en bijzondere vereisten indien -16 jaar / Viering verjaardagen

 

Bijkomende gegevens - duikende leden:

Welk gegeven

Type

Waar verkregen

Waarom bewaard

Hoogste duikbrevet

Verplicht duikend lid

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen

Federatie

Verplicht duikend lid

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen

Duikverzekering Org

Verplicht duikend lid

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen / Ieder duikend lid is verplicht om een duikverzekering af te sluiten.

Duikverzekering Nr

Verplicht duikend lid

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen / Ieder duikend lid is verplicht om een duikverzekering af te sluiten.

Duikverzekering VervalDatum

Verplicht duikend lid

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen / Ieder duikend lid is verplicht om een duikverzekering af te sluiten.

Duikverzekering Org_2

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen / Ieder duikend lid is verplicht om een duikverzekering af te sluiten.

Duikverzekering Nr_2

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen / Ieder duikend lid is verplicht om een duikverzekering af te sluiten.

Duikverzekering VervalDatum_2

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen / Ieder duikend lid is verplicht om een duikverzekering af te sluiten.

Datum med Attest

Verplicht duikend lid

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen / Elk duikend lid is verplicht zich jaarlijkse medisch te laten controleren door zijn arts.

ICE persoon

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

Contactname in geval van een ongeval

ICE telefoonnummer

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

Contactname in geval van een ongeval

ICE Persoon 2

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

Contactname in geval van een ongeval

ICE telefoonnummer 2

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

Contactname in geval van een ongeval

VervalDatum Vergunning PvE

Verplicht duikend lid of nvt

Invulformulier door lid ingevuld

Ifv deelname aan duikactiviteiten en opleidingen / Ieder lid dat deelneemt aan duiken in de Put van ekeren dient in het bezit te zijn van een geldige vergunning.

Bloedgroep

Optioneel

Invulformulier door lid ingevuld

In geval van ongeval

Lidmaatschapstype

Verplicht

Invulformulier door lid ingevuld

Keuze van het type lidmaatschap

Opmerkingen

Intern

Secretariaat

Bijkomende informatie die niet in een ander veld kan geplaatst worden

 

Andere gegevens - in functie van opleidingen.

Personen die zich inschrijven voor opleidingen dienen overeenkomstig de regels van de verstrekkende duikfederatie bepaalde documenten in te vullen zoals een medische verklaring. Voor het onderricht en de wettelijke verantwoordelijkheid van de lesgever of het duikcentrum, worden opleidingsfiches van de leerlingen opgesteld om de vorderingen in de opleiding te beschrijven. Deze gegevens en de duur van de bewaring worden bij het aanvangen van de opleiding met de leerling doorgenomen en het is de vrije keuze van de betreffende persoon om de voorwaarden al dan niet te aanvaarden.

 

5. Bescherming van de gegevens?

Passioned Divers Club vzw neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de verantwoordelijke, Mark Vandereyd. Dat kan via mail op secretariaat.club@passioneddivers.be.

 

6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

 

Geen einddatum:

Volgende gegevens worden in een beveiligd archief bewaard voor historische en wettelijke redenen: Id (volgnummer in de database), Naam, Voornaam, Lidmaatschap Type per jaar.

 

Maximaal 5 jaar:

Je basisgegevens worden tot een termijn van maximaal 5 jaar bewaard in onze beveiligde database.

 

1 jaar na einde lidmaatschap:

Alle bijkomende gegevens voor duikende leden worden na een termijn van 1 jaar na het beëindigen van je lidmaatschap verwijderd.

 

7. Wat zijn je rechten?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Passioned Divers Club vzw en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dat laatste betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben, in een computerbestand naar jou te sturen. Die kan je op jouw beurt overmaken aan een andere organisatie. Om veiligheidsredenen willen we geen gegevens rechtstreeks aan een andere organisatie overmaken.

 

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar secretariaat.club@passioneddivers.be.

Indien je er voor kiest om al je gegevens te laten verwijderen of je verzoekt tot de intrekking van je toestemming op de verwerking van je gegevens, dan houdt dat tevens het einde in van het actieve lidmaatschap aangezien wij dan niet meer kunnen voldoen aan alle wettelijke vereisten zoals de regelgeving voor vzw’s, de bepalingen in onze statuten en in functie van de veiligheidsvoorzieningen bij het organiseren van (duik)activiteiten.

 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Je kan gevoelige informatie zwart maken ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek .

 

Passioned Divers Club vzw wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale Privacy Commissie. Dat kan via de volgende link: https://www.privacycommission.be/

 

8. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Passioned Divers Club vzw kan op zijn website gebruik maken van technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

 

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Passioned Divers Club vzw neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Passioned Divers Club vzw)  tussen zit.

 

10. Bescherming van minderjarigen

Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretariaat.club@passioneddivers.be, dan verwijderen wij deze informatie.

Wanneer minderjarige (-16 jaar) lid wil worden van onze vereniging of wil deelnemen aan een activiteit van onze vereniging, dan is de toestemming van (een) ouder(s) of wettelijke voogd nodig.

 

11. Beeldmateriaal:

Genomen door Passioned Divers Club vzw:

In het kader van onze activiteiten kunnen er door Passioned Divers Club vzw sfeer- of gerichte beelden worden genomen (foto en video) die kunnen gebruikt worden op de website, nieuwsbrieven en besloten sociale media.

Voor het maken en gebruiken van gerichte beelden is in principe uw akkoord nodig.

Als je niet wil dat er gerichte beelden van jou worden gemaakt dan volstaat het dat te melden op het moment van de opname of je kan dat later melden via secretariaat.club@passioneddivers.be  
Passioned Divers Club vzw draagt er altijd zorg voor om geen compromitterend beeldmateriaal te publiceren.

 

Genomen door andere leden:

In het kader van een respectvolle omgang tussen de leden vragen wij onze leden om eveneens zorgvuldig om te springen met beeldmateriaal dat ze van elkaar maken en om daarbij de wensen van alle personen te respecteren.

Wij hebben echter geen controle op het maken en verspreiden van dat beeldmateriaal en kunnen dus niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele misbruiken.
Elk misbruik dient in eerste instantie door de leden zelf geregeld te worden maar bij niet inachtneming van de rechten van een lid kan de overtreder wel gesanctioneerd worden op basis van het niet respectvol omgaan met andere leden, zoals opgenomen in onze statuten en het huishoudelijk reglement.

 

12. Wijziging Privacyverklaring

Passioned Divers Club vzw kan de Privacyverklaring steeds wijzigen. De versie en datum van laatste wijziging  staat vermeld in de hoofding.

 

Contact

+32 485 613 085 info@passioneddivers.be Meer info

CETO Partner

Passioned Divers
officieel partner van
CETO Passion for Diving